Sima78

Ce billet est corrélatif de :
GTD au travail – partie 1
[S'organiser] Méthode GTD (Getting things done)

Liste des outils et matériels que j'utilise.

Bloc papiers (7,5X7,5). Agenda « organiseur » papier. Dictaphone. Chemises cartonnées (projets, attente réponse). Chemises papiers pour un classement dans les chemises cartonnées. Chemise à onglets (pour ce qui est actionnable). Dossier à archives (archives, un autre jour). Kcontact sous Linux (Agenda « organiseur », gestion de tâches et événements, messagerie, répertoire).

Mes chemises cartonnées sont rangées dans des dossiers suspendus de mon bureau. Pour des besoins personnel j'ai rajouté dans la méthode GTD deux dossiers : - "Informations", il s'agit d'informations liées au quotidien... notes de service, modifications de procédure, conventions, etc. - "Temporaire", il s'agit des tâches programmées à un jour défini et répertoriées sur mes agendas. J'ai fait ce choix pour ne mettre dans le dossier "archives" que des documents liés à des projets en cours.

Rassemblement des informations.

La prise de note :

Au bureau je note tout sur les petites feuilles du bloc (7,5X7,5) que je jette dans la "inbox". Ailleurs, je note sur le bloc-note de mon organiseur (1 note par feuille) qui dès mon retour au bureau va rejoindre mon "inbox". Dans certaines circonstances il arrive que je dicte des notes sur mon dictaphone. Dès que possible, là aussi, au bureau j'écoute les messages et transcrits sur les feuilles (7,5X7,5) qui vont retrouver le reste dans "l'inbox". La "inbox" se remplit de bouts de papiers, courriers, documents transmis...

Vidange de "l'inbox" (peut-être fait plusieurs fois par jour) :
On ne remet rien dans la "inbox" lors de cette étape.

• Tout ce qui prend moins de deux minutes est fait immédiatement.
• Une partie va à la poubelle, et oui, parce que soit je l'ai fait entre temps, ou n'a plus lieu d'être...
• Tout ce qui est trop vague, idée pour un projet futur sans détail ni idées précises que se soit sur la faisabilité ou de son utilité... va dans le dossier "Un autre jour".
  [Description sur un billet à venir]
• Tout ce qui demande plusieurs actions qui ne peuvent pas être réalisées ce jour, va dans "projet".
  [Description sur un billet à venir]
• Tout ce qui nécessite une réponse, (tâche déléguée, copie d'un courrier de demande quelconque...) va rejoindre le dossier "Attente-réponse"
  [Description sur un billet à venir]
• Pour les documents liés à une tâche actionnable, un projet ou une attente réponse sont rangés dans le dossier "archives". [Description sur un billet à venir]
• Tout ce qui est actionnable ce jour est classé par item dans mon dossier à onglets.

La difficulté est de trouver les items les plus appropriés aux besoins de chacun et je pense que cela s'affine avec le temps.

Le choix des items est lié à des situations de travail, ou à des tâches particulières.

Actions par item.

Mes items :

@-Téléphone (Je regroupe tous les coups de fil à passer, à des moment précis de la journée).
@-Office (regroupement de toutes les tâches, traitement texte, tableur, graphisme, courrier et autres, sauf courrier électronique)
@-Ordinateur (regroupe les tâches "techniques" problème à résoudre, maintenance, configuration, mise à jour, sauvegarde...).
@-Courrier (le mot le plus approprié devrait-être "Kcontact", lecture et réponse mail, vérification de l'agenda et rajout de rendez-vous si nécessaire, vérification de l'état d'avancement dans la liste des tâches "projets" et modification si nécessaire).
@-Régie (tout ce qui est lié à cette tâche, que ce soit la partie papier ou informatique).
@-Lire (tout document qui prend plus de 2 minutes de lecture)

J'avais créé d'autres items que je n'utilise pas.

Lorsque mon dossier à onglets est vide... Je refais une vidange de "l'inbox"

Je n'ai pas de "todolist" à proprement parlé, si des tâches doivent être faites en dehors du bureau et qui nécessitent des précisions, les précisions sont notées sur mon agenda papier ou dictées sur mon dictaphone... tout dépend de la tâche.
S'il s'agit d'une réunion elle est préalablement préparée et j'ai un cahier à cet effet.

Le succès de cette méthode dépend de la rigueur que l'on se donne et est lié à un bon classement de tout les documents attachés aux fonctions exercées et la bonne tenue de l'agenda.
Il ne faut pas perdre de vue que tout n'est pas "plannifiable", qu'il existe des imprévus donc certains peuvent bouleverser une bonne planification... et là, seules vos capacités d'adaptation et d'improvisation vous viendrons en aide.

Vous aurez constaté que que mes outils sont diversifiés et que je n'ai pas pu ou su éviter certaines redondances.

Liens externes :
GTD wikipédia.
Mogore.
Dr Pascal Venier's blog
Thinkingrock.
gtd-php.